PPK w małej firmie od kiedy obowiązuje pracodawcę?
Pracownicze Plany Kapitałowe wdrażano etapami, zależnie od liczby osób zatrudnionych. Najmniejsze podmioty, które według stanu na 31 grudnia 2019 r. zatrudniały mniej niż 20 osób, zostały objęte obowiązkiem od 1 stycznia 2021 r. Do tego terminu dołączały również pozostałe podmioty sektora publicznego. Ta data dotyczyła ostatniego etapu wdrożenia, a nie corocznego terminu, który od nowa obowiązuje wszystkie małe firmy.
W przypadku podmiotu utworzonego później znaczenie ma między innymi data zatrudnienia pierwszej osoby objętej ustawą o PPK. Terminy wdrożenia wiążą się wtedy z zatrudnieniem i upływem określonego okresu, dlatego warto ustalić indywidualną sytuację firmy zamiast opierać się wyłącznie na jej wielkości.
Określenie „mała firma” samo w sobie nie przesądza o zwolnieniu. Co do zasady pracodawca organizuje PPK, nawet jeśli zatrudnia niewiele osób. Trzeba sprawdzić, czy w firmie pracują osoby uznawane za zatrudnione w rozumieniu ustawy oraz czy zachodzi szczególny wyjątek dotyczący mikroprzedsiębiorcy.
Kiedy mikroprzedsiębiorca może nie tworzyć PPK?
Najważniejszy wyjątek dotyczy mikroprzedsiębiorcy. Może on nie zawierać umowy o zarządzanie PPK, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat. Nie wystarczy jednak sam status mikroprzedsiębiorcy ani niewielka liczba pracowników. Warunek rezygnacji musi spełniać każda osoba zatrudniona objęta programem.
Jeśli choć jedna uprawniona osoba chce oszczędzać w PPK, pracodawca powinien wdrożyć program i zawrzeć wymagane umowy. W praktyce oznacza to konieczność rozróżnienia dwóch kwestii: obowiązku firmy do zorganizowania PPK oraz dobrowolnego uczestnictwa pracownika. Pracodawca nie może uznać, że program jest zbędny tylko dlatego, że większość załogi nie chce do niego przystąpić.
Przed podjęciem decyzji należy ustalić, kto w rozumieniu przepisów jest osobą zatrudnioną, a następnie sprawdzić status przedsiębiorcy i zebrać wymagane deklaracje. Rezygnacja nie jest przy tym bezterminowym wyłączeniem z programu. Obowiązuje do kolejnego automatycznego zapisu, który odbywa się co cztery lata. W 2027 r. przypada następny cykl ponownego zapisu, więc pracodawca powinien ponownie poinformować uprawnione osoby. Jeśli nie złożą nowej rezygnacji, wpłaty zostaną wznowione.
Czy pracownik musi oszczędzać w PPK?
Obowiązek zorganizowania programu spoczywa co do zasady na pracodawcy, ale udział pracownika jest dobrowolny. Osoby w wieku od 18 do 54 lat są zasadniczo zapisywane automatycznie, chyba że złożą deklarację rezygnacji. Osoby w wieku od 55 do 69 lat przystępują na wniosek. Po ukończeniu 70 lat nie można zawrzeć umowy o prowadzenie PPK.
Automatyczny zapis nie oznacza, że pracownik traci możliwość rezygnacji. Może złożyć odpowiednią deklarację, a pracodawca przestaje naliczać i przekazywać za niego wpłaty zgodnie z obowiązującymi zasadami. Rezygnacja nie odbiera jednak możliwości późniejszego przystąpienia do programu. Warto też pamiętać o ponownym zapisie co cztery lata, który wymaga od pracodawcy ponownego poinformowania osób zatrudnionych.
Różnica między obowiązkiem pracodawcy a decyzją pracownika ma znaczenie również przy planowaniu kosztów. Firma może być zobowiązana do przygotowania PPK, mimo że część lub większość pracowników zrezygnuje. Z kolei w przypadku mikroprzedsiębiorcy komplet rezygnacji wszystkich osób zatrudnionych może pozwolić na skorzystanie z wyjątku.
Jak mała firma wdraża PPK?
Wdrożenie zaczyna się od ustalenia, które osoby spełniają ustawowe kryteria zatrudnienia i uczestnictwa. Następnie pracodawca wybiera instytucję finansową zarządzającą programem. Powinien uwzględnić między innymi warunki obsługi, dostęp do informacji i sposób zarządzania środkami, a także skonsultować wybór z reprezentacją osób zatrudnionych, jeśli taka działa w firmie.
Po wyborze instytucji pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowy o prowadzenie PPK w imieniu osób, które nie zrezygnowały. Umowę o zarządzanie należy zawrzeć najpóźniej 10 dni roboczych przed terminem zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie. Tę drugą zawiera się zasadniczo do 10. dnia miesiąca następującego po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia, o ile pracownik wcześniej nie złożył rezygnacji ani nie zgłosił chęci przystąpienia w dopuszczalnym trybie.
Do obowiązków firmy należy także obliczanie wpłat, pobieranie części finansowanej przez pracownika z jego wynagrodzenia, finansowanie własnej części i terminowe przekazywanie pieniędzy do instytucji. Pracodawca informuje załogę o zasadach programu, prowadzi wymaganą ewidencję i aktualizuje dane uczestników. W małej firmie zadania te często wykonuje jedna osoba, dlatego warto uwzględnić terminy w kalendarzu płacowym i procedurach kadrowych.
Ile wynoszą wpłaty i jak wpływają na koszty firmy?
Podstawowa wpłata pracownika wynosi 2% wynagrodzenia, a podstawowa wpłata pracodawcy 1,5%. Pracownik może zadeklarować dodatkową wpłatę do 2%, natomiast pracodawca może zwiększyć swoją wpłatę maksymalnie o 2,5%. Wpłaty oblicza się od wynagrodzenia stanowiącego podstawę składek emerytalno-rentowych.
Przykładowo, przy miesięcznym wynagrodzeniu 5 000 zł brutto podstawowa wpłata pracownika wynosi 100 zł, a pracodawcy 75 zł. Kwota finansowana przez firmę jest dodatkowym kosztem zatrudnienia. Stanowi zarazem przychód uczestnika podlegający opodatkowaniu, co warto uwzględnić przy kalkulacji listy płac i budżetu. Do rachunku mogą trafiać także dopłaty państwa: jednorazowa wpłata powitalna w wysokości 250 zł oraz dopłata roczna 240 zł, jeśli uczestnik spełni ustawowe warunki. Wynik inwestowania nie jest gwarantowany.
Skala programu pokazuje, że PPK obejmuje znaczną część osób zatrudnionych w podmiotach, które go oferują. Na koniec września 2026 r. oszczędzało w nim 4,52 mln osób, aktywnych było 5,67 mln rachunków, a aktywa funduszy zdefiniowanej daty wynosiły 58,7 mld zł. Partycypacja wynosiła 63,14% wśród osób zatrudnionych w podmiotach udostępniających PPK. Liczba rachunków przewyższa liczbę uczestników, ponieważ jedna osoba może mieć rachunki związane z różnymi miejscami pracy. Wskaźnik partycypacji nie oznacza udziału we wszystkich pracujących w Polsce.
Wniosek dla małego przedsiębiorcy jest prosty: mała liczba pracowników nie zwalnia automatycznie z PPK. Dla najmniejszych podmiotów objętych ostatnim etapem wdrożenia kluczowy był 1 stycznia 2021 r., natomiast nowe firmy powinny sprawdzić terminy związane z zatrudnieniem pierwszej osoby objętej ustawą. Wyjątek może dotyczyć mikroprzedsiębiorcy tylko wtedy, gdy wszystkie osoby zatrudnione złożą rezygnacje. Przed podjęciem decyzji warto więc zweryfikować status firmy, uprawnienia pracowników i terminy, a następnie uwzględnić wpłaty pracodawcy w kosztach zatrudnienia.
Wykorzystane materiały
- https://kadry.infor.pl/kadry/ubezpieczenia/pracownicze-plany-kapitalowe/7694903,w-ppk-uczestniczy-obecnie-457-mln-polakow-w-6-lat-mozna-uzyskac-od-137-tys-zl-do-242-tys-zl-oszczednosci.html
- https://www.mojeppk.pl/aktualnosci/buletyn-102026.html
- https://www.parkiet.com/pracownicze-plany-kapitalowe/art45265611-rzad-dobrze-ocenia-program-ppk-ale-proponuje-kilka-waznych-zmian